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List:       kolab-users
Subject:    audit-proof email archive / Revisionssicheres Email-Archiv
From:       hede <kolab983 () der-he ! de>
Date:       2023-02-05 13:53:06
Message-ID: 20230205145306.6e0fb1ae () hpusdt5 ! der-he ! de
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(german text below)

Hi all, 

there are many professional business solutions for audit-proof email archives. For my \
personal (private) email archive I do not need a commercial solution, but... \
nevertheless I'd like to have some kind of an email archive which is capable of \
delivering a maybe comparable feature. At least for the conservation of evidence, not \
an easily accessible solution. 

So I made a small hack - some proof of concept. The idea is to timestamp all mails \
which are handled by the email server. It runs for more than two years now without \
noticeable problems. 

in a nutshell:
 - forward all mails transmitted by postfix via "always_bcc" to a special system \
                account 
 - deliver those mails via postfix transport directive to a subdir in the \
                mailarchive-users home 
 - the users mailbox is of type "maildir" - one file per mail
 - once a day run a script to move all mail-files into a temporary directory 
   (to prevent side effects with postfix in case mails arrive while doing the work)
 - hash all email-files into a single hash-file (sha256sum)
 - create a hash of this hash-file
 - publicly timestamp this hash (e.g. truetimestamp.org)
 - create a (compressed) tar archive of all those files
 - create redundancy via par2 (to repair possible bit errors)
 - feed those files to the redundant backup system

This way there's some sort of evidence that a specific mail has arrived or was sent \
by my mail server at a specific day or - by handing out the full set - not arrived or \
wasn't sent. 

Like almost _every_ technical solution this is not 100% perfect as cheating is \
possible, but that's at least only possible exactly at the specific date. After the \
daily file got timestamped it's not possible to modify the archive without having the \
private key of the timestamping service. This way I think it delivers good evidence \
for all named cases if some controversial or obscurities rise only after some time \
has passed. (commercial products on the other hand can also get cheated with criminal \
intent)

What do you think about this solution? Do you think it's worth the effort or not? Do \
I make some logical mistake here?

hede 

### german 

Hallo zusammen, 

es gibt in Deutschland eine Verpflichtung zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung \
für Unternehmen - für Privatpersonen ist das nicht notwendig. Dennoch möchte ich \
für den Fall der Fälle belegen können, dass eine E-Mail mein Mailsystem empfangen \
oder verlassen hat, ohne ein komplexes Archivsystem zu installieren. Auf dessen \
zusätzliche Komfortfunktionen kann ich verzichten. 

Ich nutze einen Online-Zeitstempeldienst, um täglich ein Archiv aller eingehenden \
und ausgehenden Mails signieren zu lassen. Die Lösung besteht aus wenigen im System \
verteilten Skripten und läuft nun schon seit zwei Jahren ohne Auffälligkeiten.

Grober Ablauf:
 - alle emails via postfix "always_bcc" zu einem speziellen Konto weiterleiten 
 - Postfix anweisen diese im Format "maildir" in das homedir des Nutzers auszuliefern
 - einmal täglich ein Skript starten, das diese Mails zu einem temporären \
Verzeichnis kopiert  (dies soll Seiteneffekte verhindern, falls während der \
                Verarbeitung neue Mails eintreffen)
 - alle diese Dateien hashen (sha256sum) und diese Hashes in eine Datei schreiben 
 - diese Datei wiederum hashen
 - zu diesem Hash einen vertrauenswürdigen Zeitstempel besorgen (z.B. \
                truetimestamp.org)
 - Alle Dateien zur unmodifizierten Vorlage in einem (komprimierten) tar Archiv \
                zusammenfassen
 - (optional) zusätzliche Redundanz via par2 bilden (kann Bitfehler im Archiv \
                reparieren)
 - dieses Archiv dem Sicherungssystem (Backup) zur Aufbewahrung zuführen

Auf diese Art kann ich in gewisser Hinsicht belegen, dass eine bestimmte E-Mail \
empfangen oder versendet wurde oder eben nicht. Für ersteres reicht die Datei der \
E-Mail plus die Hash-Datei, für letzteres ist das ganze Archiv notwendig. 

Wie eigentlich alle technischen Lösung ist es natürlich nicht 100% \
fälschungssicher. Das heißt bei bewusster Betrugsabsicht im Vorfeld kann man das \
System natürlich an genau dem Tag vor dem Zeitstempeln modifizieren - das gilt aber \
auch für kommerzielle Profi-Lösungen. Aber Änderungen im Nachhinein sind so halt \
eben nicht möglich - jedenfalls nicht ohne den privaten Schlüssel des \
Zeitstempeldienstes.

Nun interessiert mich, was haltet ihr davon? Seht ihr einen Zweck oder klingt es \
unsinnig, der Mühe nicht wert? Hab ich eventuell einen Denkfehler bei der \
Herangehensweise?

hede
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