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List:       kroupware
Subject:    Re: audit-proof email archive / Revisionssicheres Email-Archiv
From:       Thomas Reitelbach <tr () erdfunkstelle ! de>
Date:       2023-02-06 13:22:58
Message-ID: 89FFEC0F-65FF-4577-93DB-E698604546F3 () erdfunkstelle ! de
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Hi Hede,

I have no idea if your personal way for an email archive is good or bad. But I can say I‘m using piler \
mailarchive for my business which is a very good solution and you can use it with no cost if you like - \
same as with kolab: you can buy enterprise support but you don't have to if you don't need it. 

So give it a try. 

Cheers
Thomas

> Am 05.02.2023 um 14:59 schrieb hede <kolab983@der-he.de>:
> 
> (german text below)
> 
> Hi all, 
> 
> there are many professional business solutions for audit-proof email archives. For my personal \
> (private) email archive I do not need a commercial solution, but... nevertheless I'd like to have some \
> kind of an email archive which is capable of delivering a maybe comparable feature. At least for the \
> conservation of evidence, not an easily accessible solution.  
> So I made a small hack - some proof of concept. The idea is to timestamp all mails which are handled by \
> the email server. It runs for more than two years now without noticeable problems.  
> in a nutshell:
> - forward all mails transmitted by postfix via "always_bcc" to a special system account 
> - deliver those mails via postfix transport directive to a subdir in the mailarchive-users home 
> - the users mailbox is of type "maildir" - one file per mail
> - once a day run a script to move all mail-files into a temporary directory 
> (to prevent side effects with postfix in case mails arrive while doing the work)
> - hash all email-files into a single hash-file (sha256sum)
> - create a hash of this hash-file
> - publicly timestamp this hash (e.g. truetimestamp.org)
> - create a (compressed) tar archive of all those files
> - create redundancy via par2 (to repair possible bit errors)
> - feed those files to the redundant backup system
> 
> This way there's some sort of evidence that a specific mail has arrived or was sent by my mail server \
> at a specific day or - by handing out the full set - not arrived or wasn't sent.  
> Like almost _every_ technical solution this is not 100% perfect as cheating is possible, but that's at \
> least only possible exactly at the specific date. After the daily file got timestamped it's not \
> possible to modify the archive without having the private key of the timestamping service. This way I \
> think it delivers good evidence for all named cases if some controversial or obscurities rise only \
> after some time has passed. (commercial products on the other hand can also get cheated with criminal \
> intent) 
> What do you think about this solution? Do you think it's worth the effort or not? Do I make some \
> logical mistake here? 
> hede 
> 
> ### german 
> 
> Hallo zusammen, 
> 
> es gibt in Deutschland eine Verpflichtung zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung für Unternehmen - \
> für Privatpersonen ist das nicht notwendig. Dennoch möchte ich für den Fall der Fälle belegen \
> können, dass eine E-Mail mein Mailsystem empfangen oder verlassen hat, ohne ein komplexes Archivsystem \
> zu installieren. Auf dessen zusätzliche Komfortfunktionen kann ich verzichten.  
> Ich nutze einen Online-Zeitstempeldienst, um täglich ein Archiv aller eingehenden und ausgehenden \
> Mails signieren zu lassen. Die Lösung besteht aus wenigen im System verteilten Skripten und läuft nun \
> schon seit zwei Jahren ohne Auffälligkeiten. 
> Grober Ablauf:
> - alle emails via postfix "always_bcc" zu einem speziellen Konto weiterleiten 
> - Postfix anweisen diese im Format "maildir" in das homedir des Nutzers auszuliefern
> - einmal täglich ein Skript starten, das diese Mails zu einem temporären Verzeichnis kopiert
> (dies soll Seiteneffekte verhindern, falls während der Verarbeitung neue Mails eintreffen)
> - alle diese Dateien hashen (sha256sum) und diese Hashes in eine Datei schreiben 
> - diese Datei wiederum hashen
> - zu diesem Hash einen vertrauenswürdigen Zeitstempel besorgen (z.B. truetimestamp.org)
> - Alle Dateien zur unmodifizierten Vorlage in einem (komprimierten) tar Archiv zusammenfassen
> - (optional) zusätzliche Redundanz via par2 bilden (kann Bitfehler im Archiv reparieren)
> - dieses Archiv dem Sicherungssystem (Backup) zur Aufbewahrung zuführen
> 
> Auf diese Art kann ich in gewisser Hinsicht belegen, dass eine bestimmte E-Mail empfangen oder \
> versendet wurde oder eben nicht. Für ersteres reicht die Datei der E-Mail plus die Hash-Datei, für \
> letzteres ist das ganze Archiv notwendig.  
> Wie eigentlich alle technischen Lösung ist es natürlich nicht 100% fälschungssicher. Das heißt bei \
> bewusster Betrugsabsicht im Vorfeld kann man das System natürlich an genau dem Tag vor dem \
> Zeitstempeln modifizieren - das gilt aber auch für kommerzielle Profi-Lösungen. Aber Änderungen im \
> Nachhinein sind so halt eben nicht möglich - jedenfalls nicht ohne den privaten Schlüssel des \
> Zeitstempeldienstes. 
> Nun interessiert mich, was haltet ihr davon? Seht ihr einen Zweck oder klingt es unsinnig, der Mühe \
> nicht wert? Hab ich eventuell einen Denkfehler bei der Herangehensweise? 
> hede
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